Гост требования к оформлению документов 2019

Содержание

Об обновленном стандарте делопроизводства

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Основные новшества

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Правила оформления документов

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

  • Times New Roman — 13 или 14;
  • Calibri — 14;
  • Arial — 12 или 13;
  • Verdana — 12 или 13.

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий документов. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • Ф.И.О. его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему нужно размещать перед фамилией.

Оформление документов по госту с примером

Правила оформления текстовых документов по гост 2019

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами. Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2019 Оформление таблиц по ГОСТу 2019 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

  • необходимый знак тире и название с большой буквы.
  • само название графического элемента – «Таблица»;
  • номер таблицы по порядку арабскими цифрами;

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое.

При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается. Набирается предложение одной строкой, без точки в конце.

Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2019 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать. Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2019 году?

Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

Это интересно:  Документы для военкомата в 16 лет

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016: как с 1 июля 2019 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати

и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

Правила оформления текстовых документов по гост 2019

Внимание Заголовки граф и столбцов таблицы начинайте с прописных букв.

Заменять кавычками повторяющиеся значения в таблице нельзя. 6 Все заголовки располагайте посреди строки, точка после названия не ставится.

Отделяйте их от основного текста тройными интервалами сверху и снизу.

Существуют четкие государственные стандарты по оформлению этой работы, которых необходимо придерживаться.

С 1 июля новый ГОСТ. Что поправить в документах школы и детского сада

Новый реквизит располагайте в правом верхнем углу документа. В состав реквизита включайте ограничительную надпись – «Конфиденциально», «Персональные данные» и т. п. Новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» Совет: виды грифов ограничения доступа к документам закрепите в локальных актах школы и детского сада, а виды конфиденциальной информации – в соответствующих перечнях.

Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать электронную подпись (ЭП) на электронном документе.

Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП.

Если у вас есть СЭД, обратитесь к разработчикам, чтобы реализовать эту функцию.

Документооборот. Требования к оформлению документации

Документ: зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Оформление курсовой работы по ГОСТу 2019 (образец)

ГОСТ регламентирует очень много параметров, но сам документ имеет косвенное отношение к курсовым работам и не указывает нам лишь на общие аспекты оформления любых текстовых работ.

Перейдём к тем правилам, которые чаще всего можно встретить в методичке по оформлению курсовых.

Курсовая работа должна быть напечатана на листах А4, стандартный размер которых 210 х 297 мм. Толщина и прочие свойства бумаги не имеют значения; Верхнее и нижнее поля – 20, левое – 30, правое – 10 мм. Это почти стандартные поля документа Word – нужно заменить только правое (если ничего не менять, оно будет 1,5 см, т.е.

15 мм вместо 10). Для этого действуйте согласно этой инструкции: Перейдите во вкладку «макет»; Нажмите на иконку с подписью «поля», выберите «настраиваемые поля» (в самом низу);

Раздел «Нормативные ссылки» содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Появился «Гриф об ограничении доступа к документу». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.

При указании адресата разрешается использовать сокращения «г-ну» (господину) и «г-же» (госпоже) перед фамилией должностного лица, а также указывать электронный адрес в случае, если письмо отправляется по факсу или электронной почте. Также ГОСТ содержит указание на недопустимость проставления косой черты (слэша) или надписи «за», когда бумаги подписывает лицо, замещающее руководителя.

Изменения в таком случае вносятся от руки или с использованием штампа. В споре, как же правильно ставить печать, можно ли закрывать часть подписи печатью, поставлена точка.

В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Оформление таблиц по ГОСТу 2019 года

Например: Таблица 4.7 . Четверка здесь говорит о разделе, семерка о номере таблицы по порядку в разделе.

Для текста таблицы берется шрифт Times New Roman, выполняемый 12 кеглем (используется для написания всего текста внутри таблицы) и 14 кеглем (для названий) с одинарным междустрочным интервалом.

По ширине таблички заполняют все имеющееся поле.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2019: что изменится в правилах

В реквизите обязательно должны присутствовать несколько элементов. Это текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа , ФИО владельца и срок действия сертификата. В новом стандарте ряд реквизитов объединили, а другие исключили.

Изменилось соответствие некоторых номеров реквизитам. Например, по прежним правилам применяли 04 – «Код организации», 07 – «Код формы документа». Теперь под номером 04 – «Код формы документа».

Это интересно:  Документы для мат капитала в пенсионный фонд

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации

Как правильно организовать документооборот

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

  • общий — в части деятельности предприятия в целом;
  • кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  • секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  • электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  • внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  • входящие (присланные из внешних структур);
  • исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  • проверка факта правильной доставки до адресата;
  • проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  • вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  • проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  • уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  • отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  • можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  • осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  • руководителя учреждения;
  • заместителя руководителя;
  • начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  • производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  • наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  • разрабатываются проекты, оформляются;
  • визируются заинтересованными сотрудниками;
  • проверяются на предмет правильности оформления;
  • регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  • передаются на отправку;
  • контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  • подготовки проекта;
  • согласования с заинтересованными сотрудниками;
  • направления на проверку правильности формирования;
  • передачи руководителю для подписания;
  • регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  • контроль исполнения;
  • формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

  • формирование текста;
  • регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  • хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  • контроль исполнения;
  • направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Это интересно:  Какие документы нужны для получения водительского удостоверения

ГОСТы по делопроизводству

  • делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
  • официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Расскажем об изменениях ГОСТа:

  1. Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
    • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
    • реквизит грифа ограничения доступа;
    • реквизит отметки об электронной подписи.
  2. Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
    • нумерации страниц;
    • использованию шрифта;
    • отступам и межстрочным интервалам;
    • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
    • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
  3. ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
  4. Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
  5. В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..

Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2019 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

Образец типовой инструкции по делопроизводству

Типовая инструкция по делопроизводству 2019 года утверждена Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм. Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2019. Образец оформления приказа по ГОСТу 2019 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

Стандарт оформления документов организации в 2019 году

Первая попытка принять новые правила состоялась 08.12.2016, но подписание Приказа Росстандарта No 435-ст от 25.05.2017 откладывали более года. Стандарт действует на бумажную и электронную документацию. Хотя и не является обязательным для всех организаций.

Так же документ, включает в себя приложение с порядком расположения реквизитов и формами бланков.

К наиболее значимым изменениям нового стандарта относятся:

Правила создания и оформления документации, некоторые нюансы, использования шрифтов и кегля, абзацные отступы и интервалы, поля и типы форматирования. Порядок заверения бумажных копий документов. Правила оформления реквизитов.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 отличается номенклатурой реквизитов.

Новые правила исходят из того, что оформление документов в настоящее время производится на ПК, поэтому удалось четко сформулировать нормы стилистического оформления. Стала допустима двусторонняя печать, но появилось требование проставить одинаковые размеры полей обеих страниц.

ГОСТ рекомендует использовать четыре самых распространенных шрифта и кегля:

  • Times New Roman — 13 или14;
  • Calibri — 14;
  • Arial — 12 или 13;
  • Verdana — 12 или 13.

Для экономии пространства их можно изменять, например, при заполнении таблиц. Интервал применяется одинарный или полуторный. Значение абзацного отступа следует выбирать — 1.25. Длина строки тоже нашла отражение в ГОСТе, при книжной ориентации не должна превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей. Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата.

Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ. Печать компании на таком документе обязательна.

Важная особенность нового стандарта— отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не применяли.

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • Ф.И.О. его владельца;
  • срок его действия.

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя должность автора документа, название его структурного подразделения. В правом верхнем углу можно разместить ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Важно отметить всем делопроизводителям, что при оформлении графы «Адресат» фамилия всегда идет перед инициалами. Аналогичные правила распространяются и на отметку об утверждении.

Статья написана по материалам сайтов: domzalog.ru, gosuchetnik.ru, 7docs.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий