+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Какие исходящие документы подлежат обязательной регистрации

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале.

Таким образом, журнал регистрации это реестр, содержащий информацию о документации, которую предприятие получает и отправляет любым способом доставки. Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.

Для чего нужен?

Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;

сокращает сроки исполнения поручений руководства;

помогает контролировать работу подчиненных;

  • повышает продуктивность работы.
  • Виды журнала: их преимущества и недостатки

    Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.

    В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.

    Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

    Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word.

    Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

    К получению и редактированию информации в электронном журнале доступ может быть предоставлен всем сотрудникам, а может быть ограничен определенным кругом лиц.

    Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

    Как компромисс можно вести два журнала одновременно, используя электронный в качестве основного, а бумажный как его резервную копию.

    Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

    Существует большой ассортимент демо-версий, которые отличаются от лицензионных программ только установленными ограничениями на срок использования или количество пользователей (до 5-6 человек, например, Fossdoc).

    Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

    Документы, не подлежащие обязательной регистрации

    Рассмотрим правила приема и регистрации входящей документации. Далеко не вся почта, приходящая в адрес предприятия касается его непосредственной деятельности. Иногда приходят письма общего характера и различного рода реклама (периодика, рекламные проспекты и тому подобное).

    Согласно, общим правилам можно не регистрировать:

      Корреспонденцию поздравительного и личного характера.

    Прессу и периодику.

    Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).

    Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.

    Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.

    Формы и бланки, кроме строгой отчетности.

  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Кто ведет?

    Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

    Как правило, это обязанность секретаря или делопроизводителя. Эту функцию может исполнять референт или офис-менеджер.

    Оформление

    Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

    На титульной странице необходимо написать наименование предприятия, дату и его номенклатурный номер. На 2-й и 3-й страницах нужно указать ответственного за регистрацию (ФИО), занимаемую им должность, реквизиты документа, возлагающего на сотрудника эту обязанность, период работы и подпись. С 4-й страницы можно начинать собственно регистрацию.

    Образец заполнения журнала регистрации исходящей корреспонденции.

    Образец заполнения журнала регистрации входящей корреспонденции.

    Основные графы

    Согласно общепринятым стандартам делопроизводства журнал регистрации в обязательном порядке должен иметь шесть основных граф, отображающих минимальный объем информации, необходимый для полноценного учета.

    Первая обязательная графа «регистрационный номер» присваивает документу уникальный код, состоящий из порядкового номера и номенклатурного номера журнала регистрации, позволяющий идентифицировать его и определить место нахождения.

    При трехзначной структуре номера, третья цифра может указывать на подразделение, которому адресован документ или код дела, предназначеного для его хранения. Цифры записываются через тире или косую черту (например, 42-15/03, 42-15/04, 42-15/05 или 01/18, 02/18, 03/18 и т.д.).

    Вторая графа «дата документа» является обязательной, потому что фиксирует дату (день, месяц, год), когда документ был получен предприятием.

    Данные первых двух граф, с помощью штампа или вручную, проставляются на документе, например: Вх. № 42-15/01 от 25.07.2015.

    В третью графу «вид документа» заносятся данные, которые определяют его содержание и назначение, например, запрос, служебная записка (внутренний вид документа) и пр..

    Четвертая графа «корреспондент» идентифицирует автора документа. Записывая наименование фирмы разрешается использовать только общеизвестные аббревиатуры.

    Пятая графа «содержание» отображает, указанный в начале текста заголовок, если он отсутствует, следует кратко описать суть документа.

    Шестая графа «исполнитель» заполняется после того, как руководитель рассмотрел документ и указывает, кому из сотрудников он поручил его выполнение.

    Дополнительные графы

    В графу «резолюция» – переписывается полностью, отдаваемое руководителем поручение конкретному исполнителю. Например, «Смирнову А.А. Для ознакомления», «Смирнову А.А. Подготовить проект договора».

    Это интересно:  Документы для оформления обособленного подразделения

    В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

    Использование графы «дата резолюции» поможет избежать недоразумений, если руководитель ознакомиться с документом позже даты его регистрации, что привело к затягиванию решения поставленной задачи. Например, в графе «дата резолюции» указано 22.07.2015, а в графе «дата резолюции» 26.07.2015, следовательно, вопрос не был решен вовремя по вине самого руководителя.

    В графе «исходящий номер, дата документа» фиксируют информацию о корреспонденте, которая ускоряет поиск необходимого письма, а также может понадобиться в случае потери оригинала, для составления запроса о востребовании дубликата. Если исходящий номер отсутствует – указывается – «б/н» (без номера).

    Можно дополнить журнал графами, отображающими информацию о способе доставки, или количестве страниц и наличии приложений, если корреспонденция предприятия требует строго учета.

    Правила заполнения

    Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

      Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.

    Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

    Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.

  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый журнал.
  • Особенности ведения

    В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).

    Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом. В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем. Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.

    Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация). Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.

    В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).

    Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.

    Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.

    Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    31.Какие документы не подлежат регистрации

    Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

    Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

    На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов.

    Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

    Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

    1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

    2. Заявки, наряды, разнарядки.

    3. Поздравительные письма и телеграммы.

    4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

    5. Пригласительные билеты.

    6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

    7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

    8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

    9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

    10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

    Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;

    32. Какие моменты должны быть отражены в инструкции по делопроизводству по приему и обработке поступивших документов

    Обработка входящих документов включает в себя:

    · прием и первичную обработку документов;

    · предварительное рассмотрение и распределение документов;

    · рассмотрение документов руководством;

    · передачу на исполнение.

    По способу доставки документы могут быть

    · Получены по почте

    · Переданы по телеграфу

    · Переданы по электронной почте

    · Переданы по факсу

    Прием и первичная обработка документов осуществляются службой делопроизводства (канцелярией) – в организациях, где поступает большое кол-во документов; секретарем – в небольших организациях; экспедицией (создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов) – в крупных организациях.

    Организация приема и передачи документов.

    Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться:

    · с помощью технических средств.

    · Для организаций, структурные подразделения которых находятся в разных зданиях или районах города или имеют значительное количество структурных подразделений в многоэтажном здании, рекомендуется организация доставки документов курьерами.

    · В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

    · Через факсы и электронной почты, благодаря которым документ может быть оперативно отправлен и получен везде, где есть телефонная розетка или допуск в Интернет.

    · Передача или рассылка информации через ПК с помощью локальной сети.

    Все документы должны передаваться с отметками в соответствующих регистрационных формах. При передаче документа внутри структурного подразделения или из одного в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

    Это интересно:  Какие документы нужны для шенгена

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3

    ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

    Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

    В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

    Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

    — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);

    — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;

    — поздравительные письма и телеграммы;

    Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

    Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

    Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

    Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

    Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

    Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

    — очередной порядковый номер;

    В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

    Отметка может проставляться от руки:

    │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

    Или же с помощью резинового штемпеля:

    │ «__» ___________________ 20__ г. │

    Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

    От кого
    получен

    ОАО
    «Бизнес
    Портал»
    г. Москва

    Предложение
    по аренде
    складских
    помещений

    Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

    После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

    При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

    Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

    Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

    Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

    Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

    В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

    Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

    Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

    При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

    Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

    — подписания (для документов, не подлежащих утверждению);

    — утверждения (для документов, подлежащих утверждению);

    — заседания или принятия решения (для протоколов);

    — события (для актов).

    Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

    На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

    03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

    Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:

    Это интересно:  Пакет документов на материнский капитал

    │ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │

    К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

    Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

    Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

    Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

    Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

    Перечень документов, не подлежащих регистрации

    Регистрация и контроль исполнения документов

    Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

    Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

    На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа (реквизит 31 «Отметка о поступлении»). Если корреспонденция не вскрывается, штамп разме­щают на конвертах (пакетах).

    На стадии первоначальной обработки входящих документов необходимо выделять документы, не подлежащие регистрации, согласно перечню нерегистрируемых документов. Такие документы направляются по назначению в структурные подразделения, на них предварительно проставляется регистрационный штамп без заполнения.

    Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

    Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации:

    1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

    2. Заявки, наряды, разнарядки.

    3. Поздравительные письма и телеграммы.

    4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

    5. Пригласительные билеты.

    6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

    7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

    8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

    9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

    10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

    Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;

    Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.).

    Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов заполняется единая регистрационно-контролъная карточка, пригодная для обработки средствами организационной техники. Карточка используется для учета, контроля, исполнения и поиска документов.

    Карточка заполняется при помощи средств организационной техники машинописным или рукописным способом в зависимости от наличия технических средств.

    Состав карточки в случае необходимости может быть дополнен другими реквизитами: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др. Порядок их расположения на карточке опреде­ляется самой организацией.

    Журнальная форма регистрации документов допустима только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год); решение о форме регистрации документов (карточной или журнальной) в таких организациях оформляется приказом руководителя. Графы журналов регистрации в основном повторяют графы регистрационно-контрольной карточки.

    Из регистрационно-контрольных карточек формируются справочные и контрольные картотеки, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров карточки, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных карточек.

    После регистрации документы из канцелярии должны передаваться руководству на рассмотрение или непосредственным исполнителям в день их поступления с двумя экземплярами регистрационно-контрольной карточки.

    Руководитель рассматривает документы в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы следует передавать руководителю по мере их поступления.

    Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

    Резолюция переносится в регистрационно-контрольную карточку. Документ с одним экземпляром карточки направляется (через канцелярию) исполнителю, при наличии не­скольких исполнителей ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Второй экземпляр карточки остается в канцелярии; если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, карточка передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

    Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются лицом, ответственным за делопроизводство и назначаемым приказом руководителя.

    Документы, зарегистрированные в канцелярии (поступившие с регистрационно-контрольными карточками), вторичной регистрации в подразделениях не подлежат.

    Документы передаются на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей. Документы, не требующие решения руководства, направляются непосредственно исполнителям согласно их компетенции.

    На исполненном документе исполнитель проставляет отметку об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела.

    Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении в регистрационно-контрольную карточку. Карточка помещается в справочную картотеку, документ подшивается в дело.

    Документы, подлежащие хранению в канцелярии, направляются по назначению; такие документы должны иметь отметку или штамп «Вернуть в канцелярию».

    Передача документов для автоматизированной обработки и получение документов осуществляются через канцелярию или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

    Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

    Статья написана по материалам сайтов: studfiles.net, hr-portal.ru, studopedia.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector