+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Чем отличается регламент от инструкции

В каждой организации, стремящейся к выходу на высокий уровень эффективности рабочего процесса, должны быть предусмотрены нормативные документы, представляющие собой должностные инструкции и регламенты выполнения рабочих операций. Регламент призван описать какой-то производственный или любого другого вида рабочий процесс, определяя критерии, согласно которым должна выполняется работа, а также устанавливая цели и задачи для работников подразделения в целом. В должностной инструкции представляется более детальная информация о том, что именно входит в обязанности конкретного сотрудника.

Только с должностной инструкцией сотрудник может чувствовать себя уверенно, ведь только тогда он знает что, как и когда ему делать!

Ни в коем случае нельзя недооценивать важность должностных инструкций и регламентов, относится к ним невнимательно, считая, что эти нормативные документы не являются чем-то важным, что гораздо важнее будет непосредственный контакт руководителя с его подчиненным. Конечно, взаимодействия начальника с сотрудниками, — дело хорошее, но следует помнить, что именно регламент рабочего процесса или персональная должностная инструкция призваны определять те рамки, в которых должны трудиться работники. Имея такие нормативные документы, начальнику намного легче определить, кто и за что отвечает, а подчиненный точно будет знать, что именно ему надо делать. Поэтому, чем больше регламентов и инструкций будет создано в вашем предприятии, чем больше подразделений и должностей они затронут, тем более четкое и эффективное выполнение работы следует ожидать от сотрудников.

При составлении должностной инструкции следует помнить, что этот документ нужен для объяснения работнику, что ему необходимо делать, а все другие задачи, например, мотивация в него не должны входить. Также не стоит пытаться объять необъятное и указывать в регламенте абсолютно все действия. Вплоть до самых мелочей, да еще и с их детальными описаниями. В таких нормативных документах требуется четкость и ясность содержания, без лишних слов. Это позволяет сделать инструкцию более короткой, а значит, есть больше шансов, что ее действительно внимательно изучат.

Любой регламент состоит из общих положений, которые применяются при составлении нормативных документов для всех сотрудников компании, занимающих разные должности. В этом разделе напрямую представлена политика компании, которой всем следует придерживаться. Кроме того, в регламенте или инструкции определяются цели и задачи для работников, а также функции, которые им необходимо будет выполнять. И если цели могут быть идеалом, к которому следует стремиться, но можно его и не достичь в полной мере, то задачи – это то, что работнику надо будет решать на регулярной основе во время выполнения своих трудовых обязанностей. Следует помнить, что исходя из поставленных в регламенте или должностной инструкции задач, работник будет формировать свою отчетность. Поэтому необходимо составлять документы таким образом, чтобы сотруднику реально можно было постоянно говорить о каких-то своих успехах в работе или о неудачах.

Но самый важный раздел регламента и должностной инструкции – это функции, которые необходимо выполнять сотруднику. Именно этот раздел занимает львиную долю всего документа. Функции напрямую вытекают из ставящихся перед работником задач, поэтому , при грамотном составлении нормативного документа, всегда можно сказать, справляется сотрудник со своими должностными обязанностями или нет.

Это интересно:  Продуктовая корзина на месяц список продуктов 2020

Еще одним важным моментом, является полнота должностной инструкции. Да, не следует описывать все слишком детально, но и упускать чего-то важного тоже никак нельзя. В этом документе должны быть предусмотрены абсолютно все рабочие ситуации, которые могут возникнуть.

Помимо этого, и регламенты, и инструкции должны быть составлены строго в рамках действующего законодательства, то есть в них должны быть защищены и интересы работников, и интересы работодателей. Поэтому, для грамотного составления нормативных документов, многие организации прибегают к помощи юристов, хорошо разбирающихся в трудовом законодательстве. Эти специалисты помогают составить регламенты для сотрудников всех уровней, они также помогают разрабатывать положения о персональных данных, инструкции по охране труда, основой которых являются соответствующие статьи трудового кодекса и федеральных законов.

Разрабатываем регламент: на что обратить внимание

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2012, N 4

РАЗРАБАТЫВАЕМ РЕГЛАМЕНТ: НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ

Успешный кадровый работник должен быть не только тонким психологом, но и стратегом. Составить регламент, стандарт, положение или инструкцию, да еще так, чтобы их утвердило руководство, — целое искусство. Надеяться на типовую форму, найденную в Интернете или справочно-правовой базе, не стоит. Готовые документы носят общий характер, не учитывают специфику предприятия и по большей части далеки от совершенства. Поэтому кадровику необходимо знать несколько основных правил написания документов.

В чем состоит работа специалиста по управлению персоналом в организации? Если задать этот вопрос среднестатистическому эйчару, то он удивится, потому что вроде и так все ясно: подбор персонала, организация обучения, аттестации и т. д. Это действительно так. Но чем отличаются функции специалиста кадровой службы от функций руководителя? Зачем нужен эйчар, если непосредственно обучением, оценкой, мотивацией занимается любой руководитель — от начальника подразделения до директора компании?

Основная задача кадровика в компании — методическая. Строго говоря, специалист по персоналу занимается управлением персоналом опосредованно, «руками» линейных руководителей, создавая для своей организации определенный интеллектуальный продукт — инструменты управления в виде различных правил, регламентов, положений и т. д. Сейчас мы намеренно не рассматриваем такие стороны профессиональной жизни эйчара, как, например, подбор персонала, когда рекрутер занимается непосредственно исполнительской работой: звонит кандидатам, размещает объявления на подбор сотрудников в СМИ, поскольку она не является методической.

Итак, эйчар является по сути технологом в области управления персоналом, а продукт его труда представляет собой регламентирующие документы — положения, инструкции, правила. Конечно, сами по себе документы не являются целью деятельности, но от того, как они написаны, зависит, «заработает» тот или иной процесс в организации или нет.

Требования к регламентам

Что такое рабочая технология? Не секрет, что во многих организациях регламентирующие документы хранятся не для того, чтобы ими пользоваться, а потому, что «так положено», например, для сертификации по системе качества, или потому, что так сделано у конкурентов. Но в основе действительно работающей технологии лежат две характеристики — обоснованность и воспроизводимость.

Это интересно:  Форма рсв за 9 месяцев 2019

Порой менеджеры по персоналу, работающие по принципу «что умею, то и предлагаю», являются инициаторами процессов, которые организации вовсе не нужны. Плохо работают торговые представители — проведем психологическое тестирование. Снизилась производительность менеджеров торгового зала — организуем «веревочные курсы». Упала выручка в магазине — проведем тренинг продаж. Такой подход заведомо обречен на поражение. Кадровики могут до бесконечности оттачивать навыки диагностических собеседований, стрессовых интервью, но единственный критерий их труда — это экономический эффект, достигаемый применением новой технологии. Рассмотрим на примере.

Пример 1. Кадровой службой оптовой торговой компании был разработан новый регламент подбора персонала. Ранее для привлечения кандидатов на должности операторов использовались платные сайты для просмотра резюме потенциальных кандидатов, менеджеры по персоналу анализировали их и приглашали понравившихся на собеседование. Кандидаты беседовали с будущим руководителем и в случае положительного решения выходили на работу.

Согласно новой технологии объявления о наборе персонала размещались по большей части на бесплатных сайтах, кандидаты звонили сами, заполняли анкету, а затем проходили специальный отбор в группе из других таких же соискателей (в компании это называлось «вводный семинар», где в течение нескольких часов выполняли тестовые задания, связанные с будущей работой: набор текстов, решение кейсов). После вводного семинара около 15% кандидатов (примерно столько составляет процент выполнивших задания) проходили небольшое ознакомительное собеседование со своим будущим руководителем и приступали к работе на следующий день. Семинар проводил работник кадровой службы.

Особенности старой и новой технологий можно представить в виде таблицы:

Чем отличается инструкция от регламента?

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Чем отличается инструкция от регламента? В каких случаях составляются эти документы?

Ответ

Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации, который размещен на сайте Росархива, регламент является нормативным правовым актом, определяющим порядок деятельности органа власти, совещательного или коллегиального органа. А инструкция является правовым актом, который издается в целях установления правил, регулирующих различные финансовые, научно-технические, организационные, технологические, или какие-либо другие специальные стороны деятельности граждан, компаний и их структурных подразделений, а также должностных лиц.

Регламент может определять не только деятельность органа власти в целом, но также и отдельные направления деятельности этого органа.

Сравните: Регламент государственного учета документов Архивного фонда России и Регламент Федерального архивного агентства.

В регламенте содержатся основные положения, в соответствии с которыми осуществляется деятельность органа власти. Инструкция — это документ, который устанавливает последовательность действий (операций) по осуществлению определенного вида работ.

Инструкция по делопроизводству, например, определяет последовательность (алгоритм) подготовки какого-либо документа, организации процедуры документооборота, формирования документального фонда в компании.

Можно сказать проще: регламент конкретно определяет, что нужно делать и, возможно, в каком порядке, а инструкция — каким образом это нужно делать, в какой последовательности и какие инструменты должны при этом применяться.

Новое в блогах

Правила и Регламент (понятия и смысл)

В зависимости от условий применения определение понятия «правило» может иметь разные оттенки, в общем случае:

Это интересно:  Как зарегистрироваться в гаи через госуслуги

Правило — это условие, которое необходимо соблюсти, чтобы чего-то достичь.

Правило — предложение, выражающее при определённых условиях разрешение или требование совершить или воздержаться от совершения некоторого поступка (под «поступком» подразумеваться некоторое действие или бездействие). Такие правила, называют соответственно разрешениями и требованиями (приказами).

Правило — положение, выражающее определенную закономерность, постоянное соотношение каких-либо явлений.

Правило — принцип, служащий руководством в чем-либо. Отправное положение, установка, лежащая в основе чего-либо. Норма поведения, принятая кем-либо.

Положение – Свод правил, законов, касающихся чего-либо.

Положение — основная мысль, развиваемое и доказываемое утверждение; тезис.

Регламент — совокупность правил, положений или предписаний, определяющих порядок работы различных общественных структур: организаций, учреждений и предприятий.

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом.

Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

— согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;

— пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;

— утверждение регламента как стандарта структуры, на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего стандарта как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как стандарта формируется административная структура, штатное расписание и должностные инструкции.

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой.

Применение процедуры описывается в инструкции, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена.

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, www.sekretariat.ru, maxpark.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector