Что должен знать начальник отдела кадров

Отдел кадров — это структура в организации, которая занимается управлением персоналом.

Отдел кадров является не только функциональной единицей, это еще и лицом компании, так как именно в отделе кадров любой соискатель начинает знакомиться с организацией.

Цель отдела кадров

Цель отдела кадров — это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения предприятия необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала работников.

Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения, применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации.

Задачи отдела кадров

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

Также основными задачами отдела кадров являются:

организация отбора, набора и найма персонала необходимой квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников ведется с помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик отбора, тестирования, процедур адаптации специалистов и последующего повышения квалификации;

создание эффективной системы штатных сотрудников;

разработка карьерных планов сотрудников;

разработка кадровых технологий.

Кроме того, отдел кадров должен подавать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд РФ, страховые компании, Налоговую и Миграционную службы.

Функции отдела кадров

Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

определение потребности организации в кадрах и подбор персонала совместно с руководителями подразделений;

анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

внедрение систем мотивации труда;

подготовка штатного расписания предприятия;

оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

проведение операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

организация аттестаций сотрудников;

подготовка планов повышения квалификации сотрудников.

Структура отдела кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов

На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников.

Взаимоотношения отдела кадров с другими отделами

Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия:

Взаимодействие с бухгалтерией организации

Отдел кадров взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Так в бухгалтерию организации отдел кадров представляет документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников.

Взаимодействие с юридическим отделом

Юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку.

Взаимодействие с другими подразделениями компании

По кадровым вопросам отдел кадров постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме Зарплата и кадры».

Должностные обязанности начальника отдела кадров

Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, в компетенции которого укомплектование предприятия сотрудниками. Он специализируется на подборе персонала, соответствующего образования и квалификации, на вакантные места. Специалист ответственен за компетентность устраиваемых на работу соискателей. Чтобы при устройстве на работу начальником отдела кадров, человек представлял, чем ему придется заниматься, какая управленческая политика актуальна на предприятии, а также, что вменяется ему в обязанности, какие права и ответственность, рекомендуется перед подписанием трудового договора изучить образец должностной инструкции.

Где может работать

Руководитель субъекта предпринимательства, планирующий использование труда наемных работников, должен предусмотреть в штате единицу кадрового специалиста. В его услугах нуждается любая организация. В небольших компаниях должностные обязанности начальника отдела кадров берет на себя директор.

Чем занимается

Начальник отдела кадров прежде всего возглавляет отдельное структурное подразделение, организует работу своих подчиненных, руководит и координирует их деятельность.

Он также оценивает актуальность принятых решений руководителями других структур в сфере подбора работников на вакантные места, оформления разрыва трудовых отношений, предоставления всех видов отпусков и отгулов. В компетенции специалиста анализ текучести кадров, разработка планов по устранению ее причины, а также контроль выполнения мероприятий.

Это интересно:  Заказать выписку на земельный участок через росреестр

Руководитель отдела кадров с помощью своих работников контролирует соблюдение сотрудниками предприятия дисциплины. Он утверждает составленные руководителями подразделений графики отпусков, а также организует ведение ими отчетности в сфере работы с соискателями и с работниками.

Должностная инструкция начальника отдела кадров регламентирует права и обязанности специалиста. В его компетенции взаимодействие со всеми начальниками подразделений с целью выяснения уровня обеспеченности кадрами и организации подбора работников. Первое собеседование с соискателями проводится кадровыми сотрудниками с целью выяснения его квалификации и определения, позволяет ли компетентность человека занимать вакантную должность. Начальник службы вправе организовывать психологические, профессиональные и тематические тестирования соискателей.

Начальник отдела кадров занимается лично вопросами трудоустройства человека. Он организует и контролирует оформление документации при приеме человека на работу, его переводе и увольнении. В его обязанности входит проверка правильности оформления документов, которые должны соответствовать положениям законодательных норм и инструкций, регламентирующих работу руководства с кадрами.

Специалист организует в своем отделе учет сотрудников, работающих на предприятии, а также хранение кадровой документации.

Он ответственен оформлять и выдавать справки о трудоустройстве личного состава, а также подготавливать комплект документации для привлечения к ответственности по зафиксированным нарушениям и для представления к поощрениям за определенные достижения. К прямым обязанностям кадрового работника также относятся:

    • оформление бумаг при назначении пенсионного обеспечения работникам предприятия и членам их семей;
      • подача отчетности в уполномоченные органы;
      • мониторинг укомплектованности штата;
      • организация стажировки;
      • проведение аттестации;
      • участие в работе комиссии.

Требования к специалисту

Начальник кадрового отдела должен иметь высшее образование. Без опыта работы и наличия управленческих навыков, человек не может претендовать на должность начальника. Руководитель должен знать положения правовых актов в сфере регулирования трудовых отношений, а также порядок заполнения и сроки подачи отчетности. В своей деятельности он руководствуется документами, определяющими порядок работы с личным составом. Он должен также владеть основами психологии, что поможет ему избежать конфликтных ситуаций.

Уровень зарплаты

Согласно статистическим сведениям, размер заработной платы специалиста находится в пределах 30000–80000 рублей. Рассчитывать на большую оплату труда можно при трудоустройстве на крупных предприятиях, в штате которых работает много сотрудников, а также в компаниях, расположенных в крупных мегаполисах. Поменьше зарплата в небольших организациях, в которых небольшой штат сотрудников или отсутствует текучка кадров, а также при расположении субъекта предпринимательства в отдаленных регионах. Также на размер оплаты труда оказывает влияние численность подчиненных сотрудников в отделе.

Права и обязанности

Функции кадрового специалиста обуславливают его права на внесение на рассмотрение руководства предложений, ориентированных на совершенствование своей работы, на поощрения отличившихся в положительном ракурсе работников, а также о привлечении к ответственности нарушителей. Начальник вправе требовать от руководителей других структурных подразделений сведения и документы, без которых он не может выполнять свои обязанности.

Ответственность руководитель несет за невыполнение своих обязанностей, предусмотренных на законодательном уровне, а также внутренней документацией по предприятию, включая инструкции, положения и приказы. Он также может быть привлечен к ответу за нанесение предприятию или его сотрудникам материального ущерба. За все правонарушения, допущенные им в период действия трудового договора с субъектом предпринимательской деятельности, кадровый специалист может быть привлечен к административной или уголовной ответственности, определяемым действующим законодательством.

Преимущества профессии

Преимуществом профессии начальник отдела кадров является ее востребованность, поскольку в специалисте нуждаются на любом предприятии, для реализации предпринимательской задачи которого необходимо использование наемного труда.

Заработная плата специалиста высокая, а для устройства на работу не нужно специального образования, поскольку достаточно иметь опыт работы в сфере управления персоналом. Работа не требует физических нагрузок, а рабочее место работника находится в офисной обстановке.

Недостатки профессии

К недостаткам профессии можно отнести необходимость владения специальными знаниями, без которых реализация должностных обязанностей специалиста невозможна. Работа предполагает постоянное общение с людьми, поэтому сотрудники часто попадают в конфликтные ситуации, предметом которых являются недовольство соискателей и работником решениями руководства.

Специалисту нужно ожидать частные проверки уполномоченными органами. Если при проведении мероприятия были выявлены нарушения. То штраф придется платить не только руководителю субъекта предпринимательства, но и кадровому специалисту. Еще одним минусом работы является ее монотонность, что не подходит деятельным людям.

Обязанности отдела кадров. Должностная инструкция начальника отдела кадров

Распространено мнение, что некоторые работники любого предприятия имеют привилегии. К примеру, кадровую службу хают за бездеятельность. Мол, сидят на месте, пользы не приносят. Так ли на самом деле? Давайте рассмотрим, что входит в обязанности отдела кадров. Сможет ли с ними справиться человек ленивый и малограмотный.

Структура анализа

Сразу следует предупредить, что изучить обязанности отдела кадров не так-то просто. Они многочисленны и специфичны. Есть среди них самые простые операции, которые видит любой работник. Существуют и другие. О них знают только работники данного структурного подразделения. А остальным людям эти функции представляются мифическими, ненужными, даже странными. Давайте разобьем материал на абзацы, посвященные каждый одному из направлений работы кадровика. Мы станем изучать только общие функции. Ведь в зависимости от собственника и отрасли предприятия они дополняются новыми. Так, обязанности отела кадров государственной организации существенно отличаются от тех же на частном производстве. Если брать работу на заводе с опасными циклами, она не походит на ту, что ведется в торгующей структуре. Везде есть своя специфика. Она влияет, кстати, и на обязанности начальника отдела кадров. Но обо всем по порядку.

Это интересно:  Льготы пенсионерам на авиабилеты в 2020 году

Подбор и расстановка персонала

Любое предприятие начинается далеко не с вешалки. Первый шаг – создание его структуры. На этом этапе составляется таблица специального образца, в которую заносят данные о нужных для производства специалистах, уровне их квалификации и количестве. Это важнейший документ, на который опираются в своей работе начальство, бухгалтерия, экономисты. Формирование его входит в обязанности отдела кадров. Когда документ подготовлен, выверен, утверждён, начинается подбор персонала. Для этого организуются собеседования или конкурсы. Кадровик обязан по результатам беседы сделать вывод о том, подходит ли человек для работы на предприятии или нет. Он оценивает уровень квалификации, моральные качества, коммуникабельность, инициативность и многое другое. На самом деле список критериев утверждается руководством организации. Он может быть достаточно широким. Инспектор отдела кадров доводит до начальства свои выводы и рекомендации. То уже принимает решение.

Документооборот

Бумажек в описываемом деле очень много. Даже еще больше. Кадровик обязан на каждого работающего завести специальную карточку. В нее вносится вся информация о человеке от персональных данных до индивидуальных особенностей. Кстати, неформально начальство ждет от кадровика полной информации о работниках. Скажете, сплетни собирают? А если вам премию ко дню рождения выдают, то радуетесь? А ведь таковые мелочи лежат на плечах инспектора отдела кадров. Назначение на должность, внутренние переходя, увольнения оформляются специальными приказами. Их составляет кадровик. Все документы требуется составлять в строгом соответствии с законом. Ведь каждый влияет на судьбу живого человека. Например, начинает труженик себе пенсию по возрасту оформлять, а у него требуют справки с того или иного места работы. Выдаются они на основании документов, которые были подготовлены кадровиком. Сделал последний ошибку, работнику могут стаж не учесть для расчета пенсии.

Трудовые книжки

Как правило, начальник отдела кадров сам несет ответственность за сохранность всех документов. Хотя, если структурное подразделение большое, то его работники отвечают за свой блок. Одним из важнейших является ведение записей в трудовых книжках. Для работающих этот документ является первичным, основным. Ведь именно в нем находятся все сведения и трудовом пути человека, поощрениях и наказаниях. В этих маленьких книжицах судьбы людские и шанс на спокойную старость. Поэтому записи в них следует делать аккуратно, формулировками, соответствующими законодательству. Каждая визируется ответственным лицом. В больших организациях им является начальник отдела кадров, в малых – руководитель. Кроме того, каждая запись заверяется печатью. Последняя должна содержать все реквизиты предприятия. В трудовые книжки, в специальных разделах заносят сведения о государственных наградах, серьезных взыскания. Назначенное лицо несет персональную ответственность за правильность сведений.

Работа с персоналом

Большой блок деятельности данного структурного подразделения касается усовершенствования взаимодействия в коллективе. Подразумевается изучение деловых и личностных качеств работников. Составление характеристик. Анализ данных, на основании которого вносятся предложения о перераспределении обязанностей или персональном переводе человека на иное место. Кроме того, кадровики занимаются организацией по вопросам повышения квалификации тружеников. В эту работ входит учет, план учебы, направление на курсы или приглашение лекторов и контроль. Работа, сами понимаете скрупулезная и сложная. Ведь инспектор отдела кадров, ею занимающийся, обязан с каждым поговорить, убедить, иной раз и заставить делать то, что необходимо.

Обязанности начальника отдела кадров

Руководитель структурного подразделения распределяет обязанности между работниками и контролирует их выполнение. Он является лидером и самым квалифицированным специалистом одновременно. Естественно, этот человек обязан знать всю структуру работы, понимать, что и зачем делается. В процессе контроля он делает замечания работникам, подсказывает, обучает. За результат деятельности отдела он несет персональную ответственность. То есть ошибка специалиста ударяет и по репутации (и кошельку) начальника. Руководитель отдела визирует все документы, проверяет законность их составления. Кроме того, в его обязанности входит формирование стратегии кадровой работы на предприятии.

Поощрение и наказание

Данные меры дисциплинарного влияния документально формируются в отделе кадров. То есть, на плечи специалистов ложится работа по расследованию проступков, их правильному оформлению, доведению до сведения работника. Меры дисциплинарного взыскания – дело очень сложное. Просто начальнику предприятия сказать слово «выговор». А вот так его оформить, чтобы никакой суд не отменил сложно. Для этого необходимы специальные знания. В бумагах такого толка множество тонкостей. Если вы думаете, что с поощрениями легче, то ошибаетесь. Отдел готовит наградные документы. Для каждого вида поощрения есть собственные ограничивающие условия. Все их необходимо знать до тонкостей, чтобы подсказать руководителю, какая награда «пройдет» ценз, а в какой откажут.

Документы отдела кадров

Как и любое структурное подразделение, описываемое, имеет собственную специфику. Во первую очередь, необходимо написать и утвердить положение о кадровой службе. В нем детально прописываются все его функции, права и обязанности. Если отдел небольшой, то пишется инструкция отдела кадров. В принципе, содержание у нее то же, что и у положения. Кроме того, необходимо составлять планы работы. Перспективный содержит мероприятия с длительным сроком исполнения. В ежемесячный (ежеквартальном) работа детализируется. Туда вносятся пункты по всему спектру функций. Однако опытный кадровик на этом не останавливается. Ему еще нужны планировочные таблицы. К примеру, в государственных учреждениях в них вносятся перспективные даты смены рангов, учета стажа и так далее. Каждое таковое изменение фиксируется приказом. На его основании бухгалтерия увеличивает заработную плату работника. В частном секторе тоже существуют собственные нюансы таковой работы. Возвращаясь к началу статьи, ответьте: сможет ли обязанности отдела кадров выполнять лодырь с низким уровнем образования?

Это интересно:  Взыскание долгов стоимость услуг

Начальник отдела кадров

Должностные обязанности

Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем “АСУ-кадры” и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

Должен знать

Начальник отдела кадров должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом
  • трудовое законодательство
  • структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития
  • кадровую политику и стратегию предприятия
  • порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах
  • источники обеспечения предприятия кадрами
  • состояние рынка труда
  • системы и методы оценки персонала
  • методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров
  • порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением
  • порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия
  • организацию табельного учета
  • методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности
  • возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб
  • передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом
  • основы социологии, психологии и организации труда
  • основы профессиографии
  • основы профориентационной работы
  • основы экономики, организации производства и управления
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи
  • правила и нормы охраны труда

Требования к квалификации

Высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Статья написана по материалам сайтов: 101biznesplan.ru, businessman.ru, classdoc.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector