+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Срок хранения приказов по основной деятельности

Все приказы подразделяют на следующие виды:

1/ Приказы по основной деятельности с постоянным сроком хранения

2/ Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

3/ Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет

4/ Приказы по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет

Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.

О совершенствовании структуры организации

О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации

Об изменении режима работы организации

Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов

(в т.ч. должностных инструкций)

О внесении изменений в организационно-распорядительные документы

О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах

О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)

О делегировании полномочий

О правах подписи документов

О распределении обязанностей

Об утверждении учетной политики организации

По подотчетным лицам

О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии

О приеме, перемещении, списании основных средств

Об утверждении штатного расписания организации

О внесении изменений в штатное расписание

О сокращении штатов организации

О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)

О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации

По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет

О выплате пособия / материальной помощи

Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)

О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни

О выполнении ремонтных работ

О направлении сотрудников на учебу/семинары

Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет

О приеме работника (работников) на работу

О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

О переводе работника (работников) на другую работу

О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы

О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет

Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)

О поощрении работника (работников)

Об изменении фамилии

О назначении на должность

О совмещении должностей / профессий

Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)

Об установлении надбавки к должностному окладу

Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет

О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков

Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)

О привлечении к работе в выходные и праздничные дни

О привлечении к сверхурочным работам

О привлечении работника к дисциплинарной ответственности

О снятии с работника дисциплинарной ответственности

Об отстранении от работы

О прекращении отстранения и допуске к работе

О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора

Срок хранения приказов по основной деятельности

Классификация приказов

Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.

Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:

  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам;
  • по основной (профильной) деятельности.

Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».

Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.

Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка;
  • эксплуатация зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;
  • обеспечение безопасности организации.

Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.

А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.

Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68 , ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности

Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.

Это интересно:  Ограждение тротуара от проезжей части

Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Акценты этой статьи:

  • какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
  • как правильно зарегистрировать такие приказы;
  • в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
  • каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Приказы по основной деятельности ведет каждое предприятие. Правильно оформленный приказ поможет избежать штрафных санкций и оптимизировать финансовые результаты. В данной консультации рассмотрим нюансы оформления, хранения, регистрации, внесения изменений и отмены приказов.

Что такое приказ?

Понятие «приказ» законодательством не определено. На практике под приказом понимают распорядительный документ, который издается руководителем предприятия, организации, учреждения в рамках его компетенции. Вместе с тем законодательством не установлено, какие виды приказов должны вести коммерческие предприятия.

В ст. 16 разд. I Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), выделено три группы приказов:

  • по основной деятельности;
  • по кадровым вопросам;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности?

Приказы по основной деятельности – это документы, которыми оформляют решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности издают по вопросам:

  • создания, реорганизации, ликвидации, переименования;
  • смены вида деятельности;
  • утверждения уставов, положений, инструкций, правил, структуры, штатного расписания;
  • внесения изменений во внутренние нормативно-правовые документы;
  • проведения мероприятий по работе с персоналом;
  • ценообразования;
  • охраны труда;
  • проведения рекламных акций;
  • нормирования расходов и т. д.

Как оформить приказ по основной деятельности?

  • наименование предприятия в соответствии с учредительными документами;
  • название вида документа – приказ;
  • дату составления – указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год (например, «08.10.2017»). В то же время стандартом разрешено указывать дату и в обратной последовательности («2017.10.08»);
  • регистрационный индекс (номер) – порядковый номер, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и т. д. К примеру, приказы по основной деятельности могут быть с буквами «ос» (например, «Приказ № 44/ос»);
  • заголовок приказа. Данный реквизит должен отвечать на вопрос: «О чем издается приказ?» (например, «О внесении изменений в штатное расписание»);
  • текст приказа. Он должен содержать информацию, ради которой издавался. Ее нужно излагать сжато, понятно и без употребления фраз, которые не несут никакой смысловой нагрузки. Приказ может быть оформлен в виде сплошного текста или разбит на несколько пунктов, если части текста имеют разные смысловые нагрузки или нужно изложить несколько решений. Приказ может состоять из двух частей: описательной (описание обстоятельств, послуживших основанием для издания приказа) и распорядительной, где указывается, что нужно сделать: «Назначить», «Провести» и т. д.;
  • подпись. Этот реквизит должен состоять из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии лица, которое его подписывает.

Приказ может иметь приложения, в таком случае на это необходимо указать. Само приложение тоже должно иметь ссылку на реквизиты приказа, например: «Приложение 1 к приказу от 27.10.17 г. № 55/ос».

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.

Как утвердить или ознакомить с приказом заинтересованных лиц?

Право подписи приказов предоставлено руководителю предприятия учредительными документами. Однако внутренними документами предприятия и должностными инструкциями таким правом могут быть наделены и другие должностные лица (например, заместитель директора, директор филиала и т. д.).

С приказом необходимо ознакомить заинтересованных лиц под подпись с такой формулировкой: «С приказом ознакомлены», указав их должности, инициалы и фамилии, а также дату ознаком­ления.

Как регистрируются приказы по основной деятельности?

Оригиналы изданных и подписанных руководителем приказом формируют в дела в рамках календарного года. То есть если юрлицо ведет два вида приказов, то каждый год на предприятии должно быть сформировано два дела с приказами. Приказы регистрируются в отдельных регистрационных формах. Приказы по основной деятельности должны регистрироваться в «своем» журнале.

Кроме того, на предприятии должен быть журнал регистрации приказов по кадровым вопросам. Журналов может быть и больше, в зависимости от внутренней классификации.

Журнал регистрации приказов является информа­ционно-справочным инструментом для работы с приказами. Регистрация приказов ведется в течение календарного года.

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1. Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

Это интересно:  Размер отчислений в пенсионный фонд

Отметим, что типовых форм журналов регистрации приказов нет.

Сколько времени хранятся приказы по основной деятельности?

Сроки хранения приказов по основной деятельности определены в ст. 16 Перечня № 578/5. Однако в данной статье речь идет о сроках хранения для центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, других государственных органов и организаций. О коммерческих предприятиях здесь не упоминается. В других статьях Перечня № 578/5 отдельные сроки хранения для коммерческих предприятий тоже не установлены. Поэтому они могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5, согласно которой приказы по основной деятельности должны храниться до ликвидации предприятия, то есть бессрочно.

Журналы регистрации приказов по основной деятельности тоже хранятся постоянно, как и соответствующие дела с приказами. В случае ликвидации предприятия документы подлежат повторной экспертизе ценностей. Те приказы, которые касаются прав граждан, передаются на хранение по описи дел в местные архивные учреждения. А если таких архивов нет, документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578/5).

Коммерческие предприятия имеют право устанавливать в локальных документах другие сроки хранения приказов по основной деятельности. При определении таких сроков можно придерживаться следующих правил:

  • все приказы по основной деятельности хранить до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства;
  • после проверки провести анализ документов и решить, какие приказы следует сохранить (например, приказы, которые имеют продолжительное практическое значение), а какие – изъять для уничтожения (например, приказы с истекшим сроком действия, которые не имеют продолжительного практического значения).

Какие возможны ошибки в приказах?

При оформлении приказов по основной деятельности могут возникать разные ошибки. Чаще всего это:

  • отсутствие какого-либо обязательного реквизита;
  • неправильное указание реквизита (например, номера приказа или даты);
  • ошибки в содержании (например, отсутствие описательной части);
  • подписание приказа директором с превышением полномочий и др.

Можно ли отменить или исправить приказ по основной деятельности?

При необходимости разрешается вносить изменения в приказ по основной деятельности. Такая необходимость может возникнуть в случае:

  • принятия нового закона Украины и другого нормативно-правового акта;
  • внесения изменений в законы Украины и другие нормативно-правовые акты;
  • изменения локальных документов;
  • утраты актуальности части заданий, указанных в приказе, и др.

Внесение изменений в приказ оформляется отдельным документом. В его описательной части приводят основания для внесения изменений в ранее изданный приказ, а в распорядительной – какие конкретно изменения вносятся (см. образец 1).

Образец 1

В связи с увольнением с работы Остапчука В. В., члена комиссии по вопросам охраны труда, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ от 01.03.17 г. № 45 «О создании комиссии по вопросам охраны труда» следующие изменения:

  • вывести из состава комиссии Остапчука В. В., инженера по охране труда;
  • ввести в состав комиссии Сорокину Е. г., инженера по охране труда.

При необходимости приказ по основной деятельности можно отменить. Основаниями для такой отмены могут служить:

  • несоответствие положений приказа Конституции или законам Украины, другим нормативно-правовым актам;
  • издание приказа должностным лицом с превышением полномочий;
  • решение суда и т. д.

Для этого надо издать новый приказ, указав в нем основание для отмены старого приказа и дату, с которой его действие прекращается (см. образец 2).

Образец 2

В связи с несоответствием названий некоторых должностей Государственному классификатору 003:2010 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить приказ от 17.08.17 г. № 574 «О внесении изменений в штатное расписание».

Порядок оформления, утверждения, отмены и внесения изменений в приказы рекомендуем изложить в локальных документах, например в инструкции по делопроизводству. В таком документе можно привести несколько примеров правильного оформления приказов по основной деятельности и других видов приказов.

Висновки

Приказы по основной деятельности издаются с целью оформления решения руководителя по организации работы предприятия в целом или работы его структурных подразделений.

При определении сроков хранения приказов по основной деятельности коммерческие предприятия могут руководствоваться ст. 16 Перечня № 578/5 либо установить свои сроки в локальном документе. Однако при самостоятельном определении сроков следует учесть, что такие приказы нельзя уничтожать до завершения проверки ГФС по вопросам соблюдения налогового законодательства.

Порядок оформления, утверждения, ознакомления заинтересованных лиц, внесения изменений, отмены приказов по основной деятельности предприятие может установить в локальном документе (например, в инструкции по делопроизводству).

Классификатор приказов вам поможет

  • Папков Андрей | к.и.н., доцент, заведующий кафедрой документоведения Белгородского государственного университета

Зачем все это нужно?

П рактика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов. Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации. Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека. Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям. В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

Это интересно:  Конституционные основы социальной политики рф

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов. В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы. Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» 1 . Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться. Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих. Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов. Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

Содержание классификатора

Содержание классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации 2 . При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику. Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации 3 . Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 4 , т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к. они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к. они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов. Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Статья написана по материалам сайтов: ppt.ru, uteka.ua, www.delo-press.ru.

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector