Выписка из номенклатуры дел

Содержание

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

  1. используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  2. группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  3. используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  4. в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.
  5. применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др.

составление номенклатуры дел является нормативным требованием. Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

  1. поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
  2. разработана самостоятельно организаций. положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант.

Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю.

И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.

Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить. Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере.

Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год. Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений.

Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени).

Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой».

Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Это интересно:  Как получить разрешение на оружие военнослужащему

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

  1. утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел ).
  2. согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии ,
  3. направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  4. визируется ответственным за архив организации,
  5. подписывается руководителем службы делопроизводства,

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа.

Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

  1. в архиве организации,
  2. в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  3. рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).
  4. в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе. Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов).

Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации.

Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел.

На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Номенклатура дел организации

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Это интересно:  Как проверить находится ли человек в розыске

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

  1. Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.
  • advocatus54.ru

    Как вносятся сведения в графу кол-во дел? Ручкой или на компьютере? Если на компьютере, значит будет распечатываться новая номенклатура? А как быть с выписками, которые я рассылаю?4. Если подразделения будут сдавать мне итоговые номенклатуры, то что будет у них — копии или мне опять делать выписки? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… #2[272039] 8 августа 2011, 13:31 Анна, я не волшебник, я только учусь.1. Пусть подразделения включают в свои номенклатуры копии приказов на здоровье, у них срок хранения отличается от оригиналов.2. На этот вопрос не могу ответить, не сталкивалась с выписками , для чего они вообще?3. Ручкой можно.4. Вообще не поняла. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

    Выписка из номенклатуры дел: как оформить?

    ХХ-11 Учебные планы по специальностям и направлениям подготовки факультета. Копии До минования надобности ст. 711 б ХХ-12 Годовой отчет о работе факультета за учебный год Постоянно ст. 575 а ТП 1989 г. ХХ-13 Семестровые отчеты об итогах экзаменационных сессий 3 года ст.

    594 б

    ТП 1989 г. ХХ-17 Образовательные стандарты по специальностям и направлениям подготовки факультета. Копии До минования надобности Ст.1540 ТП (НТД) 2007 г. ХХ-18 Нормативные документы системы менеджмента качества университета (стандарты, инструкции, паспорта и др.).

    Копии До минования надобности ст.

    Образец оформления выписки из сводной номенклатуры дел

    О бразец выписки из сводной номенклатуры дел деканата факультета

    Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

    • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
    • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
    • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
    • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

    Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

    Как заполнить форму номенклатуры дел организации

    Виды номенклатуры Она бывает трех видов:

    • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
    • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
    • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

    В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.
    Порядок формирования и утверждения Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п.

    Номенклатура дел организации

    1. В выписке полностью воспроизводятся реквизиты бланка документа, из которого делается выписка (в нашем случае – номенклатуры дел), при этом в реквизит «Наименование вида документа» вносится информация о том, что это выписка.
    2. Регистрационный номер и дата регистрации (утверждения), воспроизводимые на выписке, соответствуют данным исходного документа (выписка не утверждается и отдельно не регистрируется).
    3. Реквизит «Подпись» оформляется следующим образом: указываются должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего исходный документ, а личная подпись при этом отсутствует.
    4. Поскольку выписка является, как уже говорилось, «копией, заверенной в установленном порядке», то завершает ее реквизит «Отметка о заверении копии документа»: надпись или штамп «Верно», должность, подпись, расшифровка подписи заверяющего, дата.

    Копии приказов и выписки из номенклатуры

    Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия. Образец составления номенклатуры дел

    1. Вначале вносится стандартная информация:
      • полное наименование компании,
      • дата составления документа,
      • предстоящий год, на который он пишется,
      • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.
  • Образец номенклатуры дел организации

    Правила составления Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

    • наименование организации,
    • номер и дата составления,
    • перечень документов,
    • подписи ответственных лиц.

    В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется.

    Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
    Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc Роль документа Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

    Выписка из номенклатуры дел как оформить

    Производственный календарь

    Корпоративный семинар «Система профессиональных стандартов: готовимся к применению» Реестр принятых профессиональных стандартов, законодательная база. Подготовка организации к применению профессиональных стандартов.

    Кадровые технологии, зависящие от введения профессиональных стандартов.

    Требования к кадровому делопроизводству в условиях внедрения профстандартов.

    Порядок приведения в соответствие наименований должностей в компании с профстандартами и квалификационными справочниками, корректировка должностных инструкций.

    Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

    Но­менклатура дел составляется по унифицированной форме, кото­рая разработана архивными органами и закреплена в Государст­венной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

    Формы но­менклатур дел организации и структурного подразделения при­ведены в приложениях 4 и 5. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру.

    Номенклатура дел организации – составление и утверждение

    Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел.

    Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность, используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел, используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения, применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять), в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

    Декабрь — Составляем номенклатуру дел учреждения

    В соответствии с п.

    152–153 Инструкции по делопроизводству в учреждении образования ежегодно должна составляться сводная номенклатура дел. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

    На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года 1 .

    Кроме того, на нашем сайте (www.jurist.by)

    Онлайн журнал для бухгалтера

    В любой компании, которая работает не первый год, имеется архив. Номенклатура дел представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации. Этот документ представляет собой своего рода систематизированный перечень всех дел, которые имеются в организации.

    В номенклатуре, оформленной на бланке организации, указываются наименования открытых дел и сроки их хранения.

    Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

    Вход на сайт

    В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно.

    Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера. Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.

    Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

    Основные классификационные, информационно-поисковые и учетные справочники на архивные документы организации

    Мы продолжаем цикл методических материалов, посвященных организации документов в делопроизводстве и последующем их хранении.

    Вместе с к.и.н. доцентом, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М.

    Буровой вспоминаем о том, с чего начинается систематизация документов в организации. Формирование документального и затем архивного фонда документов организации осуществляется в первую очередь посредством номенклатуры дел, а затем уже путем формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел на архивное хранение.

    Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, advocatus54.ru, obpotrebnadzor.ru.

    «

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий